회사에는 제출처가 요구하는 근무기간·담당업무·직위를 적어 증명서를 요청하세요. 이직처가 경력증명서를 요구하는데 회사 메뉴에는 재직증명서만 있다면, 필요한 항목을 담은 회사 양식으로 제출해도 되는지 이직처에 먼저 확인하면 됩니다.

재직증명서·경력증명서·사용증명서는 무슨 뜻인가요?

보통 재직증명서는 지금 그 회사에 다니고 있다는 사실을, 경력증명서는 일정 기간 어떤 일을 했는지를 확인하는 데 씁니다. 경력을 확인할 서류는 재직 중에도 요청할 수 있습니다.

근로기준법 제39조는 근무기간, 업무 종류, 지위와 임금 등을 증명하는 서류를 ‘사용증명서’라고 부릅니다. 여기서 ‘사용’은 회사가 근로자를 고용했다는 뜻입니다. 서류 이름만 보고 서로 바꿔 내도 된다고 생각하지 말고 서류에 실제로 적힌 내용을 제출처의 요구에 맞춰야 합니다.

제출처에 어떤 항목을 물어보면 되나요?

이직처의 안내문이나 지정 양식을 받아 다음 내용을 확인하세요. 실제 화성외국인보호소의 채용용 경력(재직)증명서 양식에도 근무기간, 직위, 담당업무와 주당근무시간을 각각 적는 칸이 있습니다. 이 양식의 항목이 모든 회사에 공통으로 필요한 것은 아닙니다.

  • 기간: 입사일부터 언제까지인지, 재직 중이라는 표시가 필요한지 확인합니다.
  • 업무: 부서명만 쓰면 되는지, 실제 맡았던 일을 구체적으로 적어야 하는지 묻습니다.
  • 직위: 사원·대리 등 직위나 직급이 필요한지 확인합니다.
  • 제출 형식: 지정 양식, 회사 직인이나 서명, 담당자 연락처, 발급일 기준이 있는지 묻습니다.

예를 들어 이직처가 담당업무를 요구한다고 가정해 보겠습니다. 회사 서류에 ‘영업팀’만 적혀 있다면, 실제 수행한 업무 내용도 넣어 달라고 요청하세요. 업무가 바뀐 적이 있다면 기간별로 나눠 써야 하는지도 제출처에 확인하는 편이 좋습니다.

누가 언제까지 발급을 요구할 수 있나요?

근로기준법 시행령 제19조에 따르면 계속하여 30일 이상 근무한 근로자가 발급을 요구할 수 있습니다. 퇴직했다면 퇴직 후 3년 이내에 발급을 요청할 수 있습니다. 고용노동부는 재직 중인 근로자도 사용증명서를 요구할 수 있다고 안내합니다. 이 조건을 갖춰 요청하면 회사는 사실에 맞게 작성해 즉시 내주어야 합니다.

30일 미만 근무했거나 퇴직 후 3년이 지났다면 이 규정에 따라 회사가 증명서를 발급할 의무는 없습니다. 이 경우에는 회사에 발급이 가능한지 따로 문의하세요. 또 회사가 증명서를 발급하는 것과 이직처가 그 서류로 경력을 인정하는 것은 별개입니다.

증명서에는 근로자가 요청한 사항만 적어야 합니다. 임금이나 퇴직 사유가 필요하지 않다면 요청할 때 제외해 달라고 밝혀 두세요. 회사가 요청하지 않은 내용을 덧붙였다면 수정 발급을 요구할 수 있습니다.

회사에 보낼 문구는 이렇게 쓰세요

아래 예시는 제출처에서 근무기간·부서·직위·담당업무는 요구하지만 임금과 퇴직 사유는 요구하지 않을 때 쓸 수 있습니다. 실제로 요구하는 항목에 맞게 고쳐 보내세요.

현재 재직 중이라면

안녕하세요. 제출용 증명서 발급을 요청드립니다. 입사일부터 발급일까지의 근무기간과 현재 재직 중이라는 사실, 부서·직위·담당업무를 기재해 주세요. 임금 정보는 제외해 주세요. 사내 재직증명서 양식에 담당업무를 추가할 수 있는지도 확인 부탁드립니다.

이미 퇴직했다면

안녕하세요. 재취업에 필요한 경력증명서 발급을 요청드립니다. 입사일부터 퇴직일까지의 근무기간과 당시 부서·직위·담당업무를 기재해 주세요. 임금과 퇴직 사유는 제외해 주세요. 발급에 필요한 본인 확인 절차와 수령 방법을 안내 부탁드립니다.

요청 메시지에는 본인 이름과 실제 근무기간을 덧붙이세요. 제출처의 양식이 있으면 함께 보내세요. 필요한 수령일과 파일·종이 중 원하는 방식도 적으면 담당자가 요청 내용을 확인하기 쉽습니다. 받은 뒤에는 기간과 업무 내용이 맞는지 확인하고 제출하세요.

발급 요건을 충족했는데도 회사가 거절한다면 요청 내용과 답변을 보관한 뒤 고용노동부 1350에 상담할 수 있습니다. 전화 상담은 유료이며 평일 09:00~18:00에 운영합니다.

출처와 상담 안내

확인 날짜 – 2026년 9월 26일

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